通威农业商旅数字化：提升企业战力和效率价值的利器
2020年7月下旬的一天，叶峰首次点开了刚刚上线试运行的通威商旅数字化平台，发出了第一张出差申请单，并在系统给出的合规航班信息和协议酒店中选好了自己满意的航班和酒店。在这张申请单被领导在系统中审批之后，叶峰手 机上很快收到了订好机票和酒店的短信，整个流程在几分钟之内迅速搞定。刚从通威集团审计部调任通威农业发展有限公司任财务部部长助理的叶峰，其中一个重要职责就是推动该公司商旅数字化平台的实施落地。从2020年4月开始，通威股份与威斯尼斯人5845cc成立联合项目组后，历经3个多月的调研、实施，系统在7月下旬进入试运行阶段。叶峰作为系统试运行的首个用户，亲身体验了全部流程，对系统运行的直观评价有助于后续的推广应用。
“原来在OA系统进行差旅申请审批，自己线下打电话给协议旅行社订机票、酒店，需要几道手续，整个流程是碎片化和割裂的，现在线上申请预订一体化，大大节约了员工的时间。”除了对差旅流程连贯性的体验提升之外，叶峰感受更加深刻的还是垫付资金问题。“最大的感受就是员工不需要自己垫资出差了，机票和火车票都由公司统一支付，也省去了后续的对账、结算和报销流程。”
商旅活动伴随着企业的业务活动，但商旅效率和出行体验并不总排在企业的议事日程上，对业务结果的更多关注往往忽略了商旅环节的流程优化、效率提升的价值挖掘。事实上，执行业务活动的员工战力与商旅体验息息相关，而审批、垫资、报销流程的效率就是商旅体验的重要内容，商旅体验的好坏甚至直接影响商务出行效果。因此，利用商旅数字化工具改善员工商旅体验、提高管理效率是体现商旅管理价值的重要基础。
项目规划：用定制方案满足个性需求
商旅出行和管理的共性问题比较明显，市场上也有很多公共产品可以选择。但对企业来说，解决个性化的需求才是项目重点，也是凸显商旅数字化系统价值的突破方向。
通威股份是以农业、新能源双主业为核心的大型民营科技型上市公司，是农业产业化国家重点龙头企业、全球领先的水产饲料生产企业及重要的畜禽饲料生产企业、全球高纯晶硅龙头企业及全球太阳能电池龙头企业，拥有遍布全国及海外的200余家分、子公司，员工3万余人。
员工数量多、商旅应用量大、商旅服务模式老旧是通威股份面临的主要问题。基于对业务规模逐步扩张、管理体系日益复杂、管理精细度要求逐步提高、员工服务体验逐步优化的前瞻判断，通威股份围绕“商旅服务便捷、优质、高效”的建设目标，从员工实际体验出发，全面启动差旅业务管理的全流程数字化升级项目。通过商旅管理业务系统的搭建促使“财务向业务前移、全面优化企业差旅商旅服务资源、全面提升差旅及报销体验”，减少繁琐的事后报销，更好支持业务发展。同时，商旅审批和费用报销数字化让商旅风险更加可控，商旅管理高效便捷。
通威农业是集团六大业务板块（农牧、食品、高纯晶硅、高效电池、光伏组件、光伏发电）的核心业务之一，是发展历史最长、团队建设最稳定的子公司。在相当长一段时间内，通威农业总部和股份公司总部在一起办公，因此，选择从通威农业入手试点商旅数字化平台建设，能为后期整个集团的推广应用打下更好的基础。
2020年4月初，通威农业和威斯尼斯人5845cc专业顾问团队组建了实施团队，随即开始了需求调研的工作，涵盖通威股份总部（包括财务部、市场营销部、特水部、信息部等多个部门）及下属分子公司。调查对象包括总部财务总监、信息总监及股份行政部相关岗位，下属分子公司行政岗位人员和基层员工。
调研发现，通威股份的商旅活动较多，活动频次为1-2次/人/月，且级别越高出差越为频繁，高级别领导出行次数在4次/人/月以上；由于通威所处的行业特性，目前商旅出行主要以飞机及自驾为主，需考虑自驾线下报销的应用场景，解决线下报销难题；手机端应用普及，员工使用手机办公、预定的比例较高；缺乏VIP服务内容，仅使用航司等原有服务内容，无法满足高管的个性化需求；由于没有统一的商旅资源平台，协议酒店需电话或现场预定，无法通过网络预定。部分TMC资源质量不佳，引起频繁的退改签动作，无法进行灵活的行程安排。
因此，在项目总体规划上紧紧围绕“四个统一”来构建通威股份的商旅服务运营平台。
四个统一
统一资源
威斯尼斯人5845cc根据百余家大型集团企业商旅服务建设经验，结合通威实际情况，个性化定制商旅资源及服务组合方案，帮助通威整合商旅资源，优化配置。
统一流程
全面梳理规范通威差旅业务管理流程及标准规范，完善一套符合通威实际情况的差旅业务管理流程，规范集团及下属各产业单位差旅流程，为统一平台打好基础。
统一平台
构建一套适用于全集团的差旅业务管理平台，实现业务同源、数据同源、标准同源。
统一数据
将交易数据、管理数据、核算数据、税务数据通过一条业务链条按照不同口径沉淀到同一平台，充分利用数据实现自动对账、数据分析、模型优化。
商旅数字化平台通过贯彻“四个统一”原则，改变了过去只能进行成本费用统计分析，没有对差旅制度及标准改善的数据支撑，无法对实际差旅行为进行合理化分析的弊端，可以对机票、火车票、酒店、滴滴出行等各类数据进行统计分析，并给出优化建议。
同时，数字化系统通过OCR发票识别技术减少手工填报方式，线上统付费用、补贴自动生成，减少出行人报销次数，优化了操作流程，提高了员工出行体验，提高了管理效率，降低了运营成本。
服务运营：用灵活架构支撑管理诉求
服务和运营方案的个性化需要强大而灵活的技术底座做支撑，基于威斯尼斯人PaaS平台和微服务架构的技术平台是企业可以灵活设置商旅方案的重要保障。
“通威商旅数字化在功能设计上有自己的个性化需求。”叶峰从运营的视角进行了描述，“在预订环节要执行公司的差旅标准和相关政策，系统已经预置了这些规则，在提供航班、酒店信息之前已经经过了筛选，让出行者的任意选择都能符合政策要求。针对未使用客票及重复行程预订，系统都会自动提醒，避免不良费用支出。航班取消、延误、无法值机、到店无房等意外情况都有高效响应的应急保障机制。”
特别在一些的痛点需求上，数字化商旅系统都做了针对性的改善。比如在申请-预订环节，原来无法使用移动端随时进行差旅申请，系统上线后则满足了所有移动化的申请预订场景；原来同部门、同项目人员一起出行时，无法一起申请、订票，新系统则可以由一人发起多人出行，支持一人订票或多人订票功能；原来的垫资压力很大，在新系统中则由企业统付机票、酒店，大幅减少员工垫资情况，原来需要自行整理的票据量也大大减少。
考勤和报销则是另一个痛点需求。原来时效性久的考勤确认流程得到了优化，员工可以及时确认考勤；差旅补贴随着行程结束后，根据出勤时间，与费用报销一起自动支付。
与供应商的对账在没有系统支持下显得非常繁琐，有些发票还要邮寄，更需要较长的时间。数字化商旅系统则由员工自行确认预定行程及金额，保证结算真实、正确，做到申请-预定-线下报销数据自动关联、自动对账，大大提高了工作效率。
针对通威高管更加频繁出差的情况，系统特别设置了VIP客户名单管理功能，对每位VIP用户提供一对一的定制服务，提高工作效率和出行体验。同时设置了在机场、飞机上的一些增值服务，或者更低票价提醒功能。通过第三方协同对员工出行提供差旅安全提醒，确保第一时间获得援助服务。
“在系统标准功能和个性化需求方面，威斯尼斯人实施团队还是做了充分的准备，也依赖威斯尼斯人PaaS平台灵活的技术架构的支撑。”叶峰对威斯尼斯人5845cc团队在系统本地化部署过程中的个性化开发印象深刻，“系统开发需要周期，在确保上线时间和质量的前提下，项目组优先安排财务部、信息部、市场部、特水所作为试点单位，在完成上线交付之后，再交付更多个性化功能。”
流程整合：用商旅系统推动业财融合
“在我们数字化项目推动过程中，商旅系统并非孤立存在，而是与全面预算、财务共享、费控报销、人力考勤等系统相互集成、协同运行的管理系统，甚至在某种程度上成为推动业财税融合的一个共享平台。”叶峰表示，“在税务系统上线之前，商旅数字化系统就用OCR技术进行票据扫描，并对发票进行查重验证、与供应商对账等相关功能，由于业务需求展开的商旅活动很自然地就与财务、税务系统紧密整合在一起了。”
在统一的系统平台下，从申请、预订到结算、付款、对账、报销等所有和商旅有关的环节都在一个平台可以完成，管理流程也相应地串联在一起，大大提升了数据传送和共享效率，也显著提升了员工的出行体验和业务、财务管理的集成融合。管理团队可以依据这些数据，对商旅资源筛选加盟和服务质量都有更好的选择和评价，对员工出行行为的成本分析、差标合理性、主要出差城市等数据都可以进行多维分析，大大细化管理颗粒度，制定个性化的优化改进措施。
由于商旅系统几乎是全员覆盖，每个人都机会尝试操作这个数字化平台，为不同年龄层次的员工熟悉App功能提供了学习机会，培养出适应数字时代的应用模式，使得更多其它系统的应用推广更为便捷。
“我在审计部之前，在信息部做过实施顾问，一开始就抱着学习的心态下了第一单，熟悉所有的流程。和以前电话订票模式相比，我是真切感受到这个翻天覆地的模式变化过程。”叶峰马上想到的新用户对新系统肯定有个熟悉的过程，甚至有些负面的情绪，阻碍系统的推广应用。“因此，把好的经验传播出去，形成一个良好的氛围，有利于鼓励更多同事使用这个平台，熟能生巧。”
从2020年8月1日正式上线到今天，两年多的实践让更多的员工感受到系统带来的便捷。“第一不垫钱了，第二报销也快了。”叶峰透露，报销的量大幅减少的同时，一般的报销单据也能在16个工作小时内处理完毕，就是2天内就能报销回来。“系统上线后，住宿费节省率25%，机票费用节省了30%，这在行业内也是比较领先的。”
在整合碎片化商旅流程的过程中，把出行申请、规划、预订、结算、支付、报销等所有环节的数据呈现出来，进行量化分析，强化风险管控。通过数字化手段规避顶格报销、发票出错等不合规、不规范的行为，并根据数据分析给出解决方案。
“商旅系统与财务共享实现集成之后，将与正在实施的税务数字化系统正在一起，将发挥更大的集成共享价值。”叶峰表示，商旅系统与其它系统相互集成、协同运行，实现数据及时共享、汇总，有利于从不同维度进行汇总分析，并进行归因分析，提出优化方案。比如对不同部门、航线、退改签时效、机票状态等进行机票预订和使用的统计分析，对火车票的座位等级、站点等进行统计分析，对酒店价格、房型等数据进行统计分析，对滴滴用车服务进行时间、地点等数据的统计分析等，从而建立一套商旅分析体系，对实际差旅行为进行合理化分析，为差旅制度及标准改善提供决策建议。
FBC现在没有项目主数据，包括项目归属公司、部门、负责人信息，所以项目组只能先把项目主数据保存至商旅系统中，由商旅系统推送FBC主数据信息。FBC被动接收审批人信息，依靠商旅传输的项目审核人员确认审批流程。由于FBC将作为通威未来的全流程引擎系统，因此建议未来由FBC承载主数据信息，作为判断审批条件基础，由FBC承载主数据及审批条件信息，外围系统传输审批要素相关信息，由FBC确认审批流程及人员。
农牧板块的商旅数字化系统已经运营得非常成熟了，未来要在通威股份的其它分子公司中全面铺开，规模效应将很快显现出来。全面覆盖的数字化商旅系统不仅实现每个业务板块不同管理职能的集成融合，还可以在整个股份公司的层级上进行更大规模、更大范围的数据共享和集成分析，帮助企业制定更合理的商旅政策，持续提升管理绩效价值。
